VIDEO en de AVG: hier moet je als organisatie op letten!

Video en privacy: de privacywet

Maak en publiceer je namens een organisatie of bedrijf foto’s en videocontent? Dan is de privacywet van toepassing. Volgens de privacywet heb je een wettelijke grondslag nodig om foto’s en films van personen te mogen maken en publiceren. Dat betekent dat je een goede reden moet hebben om de beelden van geportretteerden op te mogen slaan. In de AVG staan hier 6 grondslagen voor genoemd. Een belangrijke daarvan is toestemming van de persoon om wie het gaat. Vraag daarom altijd eerst toestemming aan je werknemers, leerlingen of bezoekers (lees: de mensen die je in beeld brengt) als zij tijdens het filmen herkenbaar in beeld worden gebracht.

Voorwaarden van toestemming

Maak je content waarop iemand herkenbaar in beeld is, zoals bij een interview of in sfeerbeelden? Dan moet je een aan een grondslag voldoen om de beelden te mogen maken of publiceren. In de meeste gevallen zal dat toestemming van de persoon om wie het gaat zijn. Aan die toestemming zijn een aantal voorwaarden verbonden. 

Voorwaarden voor toestemming

De toestemming moet aan een aantal voorwaarden voldoen. 

  • Vrijelijk gegeven. Bijvoorbeeld: geeft een medewerker geen toestemming, dan mag dit geen negatieve gevolgen voor hem of haar hebben.
  • Ondubbelzinnig. Er moet een actieve handeling hebben plaatsgevonden om de toestemming te geven, bijvoorbeeld het tekenen van een vrijwaringsverklaring.
  • Geïnformeerd. Over: de identiteit van je organisatie, het doel van de video en de gebruiksvormen, welke persoonsgegevens je verzamelt en gebruikt en het recht dat zij hebben om de toestemming weer in te trekken. De informatie moet toegankelijk en eenvoudig te begrijpen zijn.
  • Specifiek. Je moet goed aangeven voor welk doel en welke verwerking je toestemming vraagt.

Toestemming intrekken

Ieder persoon heeft het recht om op elk moment zijn of haar toestemming in te trekken. Hij of zij hoeft hiervoor geen reden op te geven. Vanaf dat moment mag het beeldmateriaal waarop de persoon afgebeeld staat niet meer gebruikt worden.

Verantwoordingsplicht

Als organisatie heb je een verantwoordingsplicht. Je moet kunnen aantonen dat je een geldige toestemming hebt voor de publicatie en het gebruik van het beeldmateriaal. De AVG legt hiervoor de verantwoordelijkheid bij de opdrachtgever, niet bij de uitvoerende partij.

De AVG-regels dwingen je om goed na te denken over hoe je binnen de organisatie met persoonsgegevens omgaat, ook bij foto en video.

Video opnamen maken van grote groepen of evenementen

Veel organisaties filmen liever niet in de openbare ruimte omdat ze bang zijn iemand op de achtergrond zonder toestemming vast te leggen. Je kunt echter best personen of groepen filmen als er maar duidelijk aangegeven is dat er wordt gefilmd. 

Je moet er wel zeker van zijn dat iedereen die je filmt toestemming heeft gegeven. Dat kan je als volgt doen:

De bezoekers moeten hun toestemming geven met een duidelijke, actieve handeling. Uit deze handeling moet blijken dat de persoon goed geïnformeerd toestemming geeft dat er tijdens het evenement foto’s of video’s worden gemaakt en eventueel gepubliceerd. De handeling kan mondeling of schriftelijk zijn, zoals bij toestemming van de voorwaarden bij het kopen van een kaartje. Toestemming kan ook blijken uit alleen een actie, zoals het betreden van een festivalterrein door een toegangspoort waarbij  het maken van opnamen en het publiceren daarvan kenbaar gemaakt wordt. Het is dan wel belangrijk dat de informatie dat er wordt gefilmd op de juiste manier wordt gegeven.

Informatie verstrekken

De volgende informatie moet gegeven worden:

  •   de identiteit van de organisatie (naam en adres);
  •   het doel van de verwerking waarvoor je toestemming vraagt;
  •   welke persoonsgegevens je verzamelt en gebruikt;
  •   dat iedereen het recht heeft zijn eigen toestemming in te trekken.

De informatie moet toegankelijk aangeboden worden en eenvoudig te begrijpen zijn. Zo kunnen alle personen een weloverwogen keuze maken. Daarnaast is het belangrijk dat de toestemming volgens de GDPR-richtlijnen wordt vastgelegd.

In het kort

Maak je content waarop iemand herkenbaar in beeld is, zoals bij een interview of in sfeerbeelden? Dan moet je aan een grondslag voldoen om de beelden te mogen maken of publiceren, bijvoorbeeld toestemming van de persoon om wie het gaat. Als organisatie heb je ook een verantwoordingsplicht. Je moet kunnen aantonen dat je een geldige toestemming hebt. Die toestemming kun je bijvoorbeeld krijgen door de persoon een vrijwaringsverklaring te laten ondertekenen.

Het is belangrijk bij een evenement op een afgesloten terrein, is dat de personen van tevoren goed geïnformeerd zijn.

Archiveer de vrijwaringsverklaring op een veilige manier. Papieren formulieren kunnen na veilige de digitale archivering worden vernietigd.

Voorbeeld vrijwaringsverklaring

Vraag bij een videoproductie van tevoren toestemming aan de mensen die je gaat filmen. Vermeld daarbij duidelijk het doel van de video en hoe je de video in wil zetten. Ook moet je benoemen hoe de beelden worden opgeslagen en hoe de geportretteerden bezwaar kunnen maken. Is het onduidelijk voor je hoe dit er dan uit moet komen te zien? Je kunt hier gratis een voorbeeld vrijwaringsverklaring downloaden:

Ben je benieuwd naar hoe het zit met e-mailmarketing en de AVG?

Mijn kantoorgenoot heeft er een fantastische blog over geschreven!

Let op: wij zijn natuurlijk geen juristen, maar doen videocommunicatie. Wil je weten of deze vrijwaringsverklaring ook toepasselijk is op jouw situatie? Kijk dan nog even hier:

Autoriteit persoonsgegevens
Stefan Broeren | Audiovisuele superheld

Stefan Broeren | Audiovisuele superheld

Het is soms lastig voor mensen om verder te kijken dan de voordeur van een organisatie. Met videocommunicatie geef je jouw doelgroep een kijkje in de keuken. Of je nu over jouw diensten wil vertellen of over een specifiek project. De boodschap komt het beste over als die verteld wordt door echte mensen. Ik help organisaties met videocampagnes die ervoor zorgen dat jouw kijkers zich kunnen herkennen in de boodschap en dat iedereen de boodschap kan begrijpen.